7 Contoh Notulensi Rapat + Pengertian dan Struktur Pembuatannya

ilustrasi oleh dribbble.com

Contoh notulen rapat berikut berisi kumpulan contoh notulen rapat berbagai kegiatan dengan penjelasan dan struktur pembuatan notulen rapat.

Sebelum mengetahuii contoh notulen rapat, sebaiknya kalian pahami terlebih dahulu apa itu motulen rapat.

Notulen rapat merupakan suatu dokumen yang fungsinya sebagai bukti apabila suatu perusahaan atau organisasi sudah melakukan kegitan diskusi maupun rapat guna membahas suatu topik.

Lewat notulen rapat inilah akan diketahui siapa saja yang hadir, hasil rapat, dan juga kapan rapat tersebut diselenggarakan.

Pengertian notulen rapat

Notulen adalah serangkaian catatan kegiatan seperti diskusi, seminar, rapat, maupun sidang. Beberapa unsur yang membangun suatu notulen rapat, yaitu:

  1. Tujuan kegiatan
  2. Berbagai pikiran yang akan dibahas di dalam kegiatan
  3. Saran serta keputusan dalam kegiatan
  4. Waktu pelaksanaan
  5. Berbagai pihak yang hadir dalam kegiatan

Menurut kamus besar bahasa indonesia (kbbi) notulen/ notula merupakan catatan singkat terkait jalannya rapat atau persidangan dan juga hal yang dibicarakan serta diputuskan.

Pada umumnya yang termasuk pada notulen rapat ini dimulai dari hari/tanggaal, tempat, waktu, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan, serta tanda tangan dari peserta dan juga pemimpin rapat.

Oleh sebab itu, notulen rapat ini bersifat padat, ringkas, sistematis, serta secara menyeluruh mengenai isi ringkasan pembiacaran rapat. Orang yag menulis notulen disebut sebagai notulis.

Tugas notulis

Notulis merupakan seseorang yang mampu untuk menyimak serta menulis dengan baik supaya hal-hal yang ada ketika diskusi dapat tertangkap dengan baik. Sehingga, seorang notulis wajib untuk mencatatkan hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal sampai akhir acara.

Berikut adalah beberapa tugas umum notulis, antara lain:

  1. Mencatat topik masalah secara lengkap dan jelas
  2. Mencatat waktu rapat (untuk acuan menentukan jadwal rapat selanjutnya)
  3. Menyimak dan menjaga ketenangan rapat
  4. Mendata jumlah data informasi dan peserta rapat
  5. Merangkum kesimpulan atau hasil dari diskusi rapat tersebut
  6. Bersifat objektif/ tidak memihak.
  7. Membuat dokumentasi mengenai hasil diskusi meliputi tulisan dan foto

Manfaat notulen

1. Manometer rapat

Dengan notulen, akan membantu kita mengetahui jika rapat berjalan dengan sukses atau tidak.

Maka dari itu, notulis ketika rapat harus benar-benar mendengarkan dan dituangkan dalam tulisan yang jelas dan ringkas, supaya mudah dipahami oleh banyak pihak.

2. Alat bukti

Sebagai contoh, notulen terkait pendaftaran sebuah organisasi.

Apabila ada perubahan bentuk ataupun penutupan suatu organisasi, maka cara yang paling ampuh untuk menanganinya yaitu dengan memakai notulen yang sudah ada.

3. Sumber informasi (peserta yang tidak hadir)

Dalam sebuah rapat pasti ada juga seseorang yang tak bisa hadir sebab mengalami halangan tertentu.

Maka dari itu, dengan menggunakan notulen, peserta tersebut tetap bisa mengetahui rapat yang sudah dibahas sekaligus hasilnya.

4. Pedoman untuk rapat selanjutnya

Hal ini khususnya untuk beberapa rapat di mana sebelumnya memerlukan tindak lebih lanjut. Lalu direalisasikan di dalam rapat berikutnya dengan menggunakan pedoman pada notulen rapat sebelumnya.

5. Sebagai dokumen

Notulen harus dibuat dalam kondisi yang lengkap dan jelas, sebab nantinya akan dijadikan sebagai arsip maupun dokumen. Tidak hanya itu saja, notulen juga harus disimpan serta disusun dengan rapi berdasarkan kronologis. Dengan tujuan memudahkan pencarian bila dibutuhkan.

6. Alat pengingat peserta rapat

Pada umumnya selepas pembukaan rapat, maka pemimpin rapat kemudian akan ambil suara pada notulen rapat sebelumnya. Sehingga, notulen rapat bisa dijadikan sebagai pengingat untuk para peserta rapat.

7. Alat untuk rapat semu

Rapat semu adalah rapat yang tak pernah diselenggarakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notulen ini, maka harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan ahli hukum.

8. Mencapai tujuan tertentu

Pada suatu organisasi, perusahaan ataupun kantor kerap sekali melakukan penetapan anggaran keuangan untuk mengadakan rapat rutin per bulan.

Tetapi pada saat berlangsungnya rapat bulanan tidak diselenggarakan, maka notulen bisa dibuat dengan berdasarkan notulen yang lama.

Hal tersebut dilakukan agar bisa dijadikan bukti pengeluaran kebutuhan rapat setiap bulan.

9. Parameter

Dengan menggunakan notulen rapat tersebut, maka bisa mengetahui apakah tujuan rapat yang telah tertuang di dalam notulen bisa dikerjakan dengan baik atau tidak.

Struktur Penulisan Notulen Rapat

Untuk menulis notulen terdapat beberapa rangkaian yang haus diperhatikan supaya ketika menulis akan tersusun dengan singkat sistematis.

Berikut adalah susunan cara untuk membuat notulen rapat, antara lain:

Kepala notulen

Kepala notulen adalah bagian awal untuk penulis notulen. Beberapa hal yang ada pada kepala notulen, diantaranya ialah sebagai berikut:

  • Nama atau judul atau tema yang akan dibahas
  • Hari serta tanggal acara diselenggarakan
  • Waktu (jam) penyelenggara acara
  • Tempat pelaksanaan acara
  • Unsur-unsur yang turut terlibat di dalam acara (ketua dan wakil ketua, notulis, sekretaris dan juga peserta)

Isi notulen

Isi notulen merupakan bagian dari notulen yang berwujud hal-hal yang nantinya akan dibahas serta memuat hasil keptusan rapat. Isi notullen ditulis supaya bisa membedakan dari susunan sistematis.

Susunan sistematika pada isi notulen dikelompokkan menjadi 4 bagian, antara lain:

  1. Kata pembuka
  2. Pembahasan
  3. Pembacaan keputusan
  4. Waktu (jam) penutupan

Bagian akhir notulen

Bagian akhir notulen adalah penulisan terakhir yang terkandung di dalam notulen dengan isi berupa penjelasan terkait beberapa hal akhir dari penulisan notulen.

Pada bagian terakhir notulen dikelompokkan menjadi 3 bagian, antara lain:

  1. Nama jabatan
  2. Tanda tangan
  3. Nama pejabat, pengkat, dan atau nip
  4. Penandatanganan

Penandatanganan berisi mengenai tanda tangan dari beberapa pihak yang dianggap penting serta bertanggung jawab atas terwujudnya acara rapat tersebut. Notula pada umumnya didatangatangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris serta notulis.

Contoh notulen rapat

1. Notulen rapat perusahaan

Abadi group
Jakarta selatan
Hari/tanggal               : senin, 10 april 2018
Waktu                          : 13.00 – 14.00 wib
Tempat                        : ruang rapat abadi group
Pemimpin rapat        : gilang setiawan
Jumlah peserta          : 25 orang

Materi rapat                 : pembahasan terkait perlombaa memasak antar karyawan putra

Kegiatan pembukaan:

  1. Dibuka oleh gilang setiawan
  2. Sambutan oleh abadi group

Hasil keputusan rapat:

Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada hari senin, 10 april 2018 makan akan diselenggarakan perlombaan memasak antar karyawan putra yang akan diadakan pada hari minggu, 16 april 2018 dengan ketua pelaksana putra handini.

Pemimpin rapat, Gilang setiawanNotulis, Tiyas safira

2. Notulen rapat kantor

Agenda  rapat : pemutusan hubungan kerja karyawan

Hari/tanggal               : senin, 19 juni 2020
Waktu                        : 10.00 wib
Tempat                       : ruang meeting lantai 2
Pemimpin rapar       : direktur utama pt jaya abadi
Notulis                        : afifah devanata

Notulensi rapat            :

Pemutusan hubungan kerja (phk) yang akan diadakan oleh pt. Jaya abadi diselenggarakan sebab adanya krisis ekonomi yang tengah melanda indonesia sekarang ini.

Maka dari itu, phk dilakukan supaya perusahaan bisa berjalan dengan baik.

Untuk karyawan yang di phk akan diberikan pesangon sesuai dengan posisi jabatan sekarang ini.

 Notulis, Afifah devanata

3. Notulen rapat kantor pemerintah

Notulen rapat

Kepada yth                 : camat bandung selatan
Dari                             : wakil camat
Hal                               : kegiatan
Hari/tanggal                 : kamis, 08 desember 2018
Waktu                          :14.00 wib – selesai
Tempat                        : ruang serbaguna lt.4
Acara                          : koordinasi evaluasi pengendalian factor penyakit dbd

Undangan                   :

  1. Kasudin kesmas bandung
  2. Para camat bandung
  3. Para lurah bandung

Pemimpin rapat           : ka dinas kesms bandung

Kesimpulan rapat        :

Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari pemerintah banding sebagai berikut:

  1. Acara dibuka oleh sekda bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
  2. Penyampaian materi:
  3. Koordinasi evaluasi terkait penanggulan dbd di bandung oleh kepalla biro bintal serta kesmas
  4. Strategi guna antisipasi meningkatnya kasus dbd oleh depkes
  5. Penyelenggaraan psn

Demikian laporan ini disusun untuk dijadikan sebagai bahan bapak lebih lanjut.

 Bandung, 07 desember 2018 Wakil camat   Setiawan putra Nip

Tembusan: kasi pemberdayaan masyarakat

4. Notulen rapat koordinasi

Hari/tanggal                 :rabu, 2 januari 2018
Waktu                          : 09.00 – 11.00 wib
Tempat                        : auditorium sttn-batan yogyakarta
Pemimpin rapat           : gilang setiawan
Jumlah peserta           : 65 orang
Materi rapat                 : penetapan tanggal program kerja keluarga mahasiswa si sttn-batan

Hasil keputusan          :penetapan penanggalan

  1. Ukm mahasiswa pecinta alam memiliki program kerja donor darah yang akan diselenggarakan di tanggal 10 april 2018. Serta program kerja mendaki gunung dengan sttn-batan akan diselenggarakan di tanggal 20 appril 2018
  2. Ukm keluarga mahasiswa islam memiliki program kerja lomba memanah yang akan diselenggarakan di tanggal 11 april 2018
  3. Program kerja festival hijab akan diselenggarakan pada tanggal 12 april 2018
  4. Program kerja sore akan diselenggarakan setiap selasa sore di sttn-batan yogyakarta
  5. Program kerja kajian jum’at akhwat akan diselenggarakan setaip hari jum’at siang di sttn-batan yogyakarta
  6. Program kerja daurah mukalimah yang akan diselenggarakan pada tanggal 15-18 april 2018
  7. Program kerja kunjungan ke panti asuhan di yogyakarta dilakukan pada tanggal 20 april 2018
  8. Ukm basket memiliki program kerja latih tanding yang akan dilakukan setiap akhir bulan tahun 2018
  9. Ukm volly memiliki program kerja latih tanding yang akan dilakukan setiap pekan tahun 2018 dan juga lomba volley antar jurusan di sttn-batan yogyakarta
  10. Ukm futsal memiliki program kerja latih tanding yang akan dilakukan setiap akhir bulan tahun 2018
  11. Ukm robotik akan menyelenggarakan kontes robotic indonesia pada tanggal 5 mei 2018. Meliputi agenda latihan setiap sabtu sore di auditorium sttn-batan yogyakarta serta mengikuti semua ajang pertandingan robotic indonesia
  12. Ukm bela diri memiliki program kerja lomba bela diritingkat nasional yang akan dilakukan pada tanggal 30 mei 2018.
Pemimpin rapat, Farhan amrullahNotulis, Ardelia irena

5. Notulen rapat dinas

Pemerintah provinsi jawa tengah
Dinas pendidikan
Cabang dinas pendidikan wilayah kabupaten magelang

Notulen

Nama rapat                 : rapat dinas
Hari, tanggal                : rabu, 11 februari 2020
Jam                             : 08.30 wib – selesai
Tempat                        : cabang dinas pendidikan wilayah kabupaten purwokerto selatan
Acara                          : membahas mengenai hut ri ke-75 tahun 2020
Pemimpin rapat           : kepala cabang dinas pendidikan wilayah kabupaten purwokerto selatan

Notulis                         : tiyas safira, s.pd

Hasil rapat                   :

Sma/smk negeri /swasta ikut serta merayakan hut ri ke-75 tahun 2020 dengan ikut serta dalam:

  1. Lomba yel-yel sebanyak 17 sekolah
  2. Sosiodrama oleh sman 1 purwokerto dan sman 2 purwokerto
  3. Upacara untuk detik-detik proklamasi sebanyak 3 pleton
  4. Penurunan bendera sebanyak 3 pleton
  5. Pawai budaya ±300 orang yang terdiri atas
  6. Drum band total 35 orang
  7. Mobil hias 2 buah
  8. Barisan bhinneka tunggal ika sebanyak 60 orang
  9. Barisan karnaval baju daur ulang sebanyak 10 orang
  10. Barisan pakaian adat seluruh penjuru indonesia sebanyak 60 orang
  11. Barisan reog ponorogo dengan total 80 orang.
Pemimpin rapat, Farhan amrullahKepala cabang dinas pendidikan Wilayah kabupaten purwokerto selatan   Ahmad hakim, sh, mm Penata tk.i Nip.

6. Contoh Notulen rapat desa

Desa simpang agung
Kec. Seputih agung, lampung tengah

Notulen rapat

Hari/tanggal                 : senin/19 juni 2020
Waktu                          : 08.00 – 11.00 wib
Tempat                        : gedung balai desa budi sentosa
Pemimpin rapat           : adi pamungkas
Jumlah peserta           : 20 orang
Materi rapat                 : penetapan hari pelaksanaan kebersihan lingkungan di simpang agung

Kegiatan pembukaan:

  1. Pembukaan oleh ketua pelaksana kebersihan lingkungan
  2. Sambutan oleh kepala desa simpang agung

Hasil keputusan rapat:

Pelaksanaan kebersihan desa simpang agung akan diselenggarakan di hari minggu pada tanggal 12 januari 2020 dengan berdasarkan hasil keputusan rapat yang dilalkukan pada hari sabtu, 7 januari 2020. Setiap rt yang sudah diputuskan diwajibkan untuk membawa tumpeng lalu dikumpulkan di rumah kepala desa simpang agung, dan kemudian akan didoakan serta ibagi-bagikan kembali. Akan diadakan pagelaran wayang kulit di waktu malam harinya.

Pemimpin rapat, Adi pamungkasNotulis, Alifia

7. Contoh Notulen rapat guru

Pemerintah kota banjar – dinas pendidikan
Smp pelita kasih
Jln. Bunga kenanga no.78, banjar – telepon: (0341)645xxxx

Notulen rapat

Hari, tanggal                : rabu, 10 november 2016
Waktu                          : 13.00 – 15.00 wib
Tempat                        : ruang guru smp pelita kasih
Agenda rapat              : pengadaan buku modul

Daftar hadir peserta rapat terlampir

Rapat diadakan dengan susunan acara sebagai berikut:

  1. Pembukaan
  2. Pengarahan dari kepala sekolah
  3. Penyampaian usulan dari masing-masing guru mata pelajaran
  4. Diskusi mengenai peraturan modul yang dipimpin waka kurikulum
  5. Penutupan

Adapun hasil rapat ialah sebagai berikut:

  1. Masing-masing guru mata pelajaran siap untuk menyusun modul guna tahun lejaran 2017/2018
  2. Waktu yang diperlukan untuk pembuatan modul berbeda-beda pada setiap mata pelajaran
  3. Pengumpulan draft modul maksimal diserahkan bulan maret 2017
  4. Tim editor akan dibuat dari perwakilan guru, serta akan memulai proses editing di bulan april 2017
  5. Modul siap dicetak pada awal bulan mei tahun 2020
  Mengetahui Kepala sekolah Gina wanda, m.pdMalang, 10 november 2016   Notulis Budi santoso, s.pd

Dari penjelasan di terlihat bahwa tidak ada notulen rapat yang benar-benar sama, tapi semuanya memiliki susunan yanag sama dengan manfaat sebagai resume dari agenda rapat yang dilakukan.

Terimakasih sudah membaca, semoga bermanfaat.

Referensi: yuksinau.id

Artikel Terkait