Surat Niaga : Pengertian Fungsi, Struktur, dan Contohnya [LENGKAP]

Ilustrasi oleh dribbble.com

Pengertian dari surat niaga adalah surat yang ditujukan untuk keperluan bisnis, perdagangan atau niaga.

Dalam dunia bisnis, surat niaga sangat pentng perihal dengan usaha yang dijalankan. Berikut adalah ulasan mengenai surat niaga meliputi pengertian, fungsi, struktur dan beberapa contohnya.

Pengertian Surat Niaga

Pengertian dari surat niaga adalah surat yang ditujukan untuk keperluan bisnis, perdagangan atau niaga. Pada umumnya surat niaga dikeluarkan oleh pihak perusahaan atau badan usaha. Surat niaga termasuk dalam surat resmi yang berisi tentang penawaran, jual-beli barang atau jasa.

Surat niaga bisa bersifat intern dan ekstern. Intern yaitu artinya ketika isi surat hanya diperuntukkan untuk perusahaan itu sendir yang biasanya dapat berupa perusahaan pusat ke cabang. Sedangkan ekstern yaitu surat yang diperuntukkan ke perusahaan lain.

Fungsi Surat Niaga

Berikut adalah fungsi umum surat niaga.

  • Wujud nyata atau bukti jika terjadi perjanjian.
  • Alat pengingat yang dapat diarsipkan dan bisa dilihat setiap dibutuhkan.
  • Wakil penulis untuk dapat bertatap dengan lawan bicaranya.
  • Panduan ketika dalam menjalankan tugas.
  • Alat untuk promosi.
  • Bahan atau alat dalam mengambil keputusan.
  • Sejarah karena kebanyakan informasi sejarah ditulis juga dalam bentuk surat

Struktur Surat Niaga

Seperti pada umumnya surat resmi, berikut adalah struktur surat niaga.

  • Kop surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Perihal
  • Tanggal surat
  • Alamat surat
  • Salam pembuka
  • Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
  • Salam penutup
  • Tanda tangan pengirim surat
  • Jabatan pengirim surat

Contoh Surat Niaga

Berikut adalah beberapa contoh dari surat niaga

1. Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang

MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________

Nomor: 099/SRTPM/V/2018
Hal: Surat Pemesanan Barang

Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145

Dengan hormat,

Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:

  1. Buku Ekspedisi            100 Pcs
  2. Buku Folio 100 Pcs
  3. Buku Kwitansi 100 Pcs
  4. Filling Cabinet 50 Pcs
  5. Money Sponge 100 Pcs
  6. Glue Stick 100 Pcs
  7. Clip file 50 box
  8. Pen (standar) 50 box
  9. Spidol (hitam) 100 Pcs

Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya 4 hari setelah surat pesanan ini diterima.

Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Selatan melalui rekening 1234.456.789 atas nama PT MaxOffice.

Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta, 23 Mei 2018
Hormat Saya,

Rio Brian
Marketing Manager

2. Contoh Surat Niaga Penawaran Barang

PT. INDONESIA KITA
Jl. Melati No.124, Jakarta Selatan
Telp. 025-98000, Email: [email protected]
Website: Indonesiakita.co.id

Nomor             : 23/34/XII/2020 Jakarta, 12 Mei 2020
Hal                    : Penawaran Barang
Lampiran         : 1 Lembar brosur

Kepada Yth,
Pimpinan PT. Sukses Masa Depan
Jl. Ir. Soekarno No. 32
Jakarta Timur – 28990

Dengan hormat,

Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara sekarang semakin berkembang dalam waktu beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai dengan masa kini.

Untuk itu, dalam kesempatan yang baik ini perusahaan kami bersedia menawarkan beberapa produk alat kantor yang sudah menjadi unggulan di perusahaan kami.

Bersamaan dengan ini kami lampirkan satu lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara. Dan kami menyakini jika Saudara memakai produk kantor unggulan yang di produksi oleh perusahaan kami, maka pegawai Saudara dapat bekerja dengan efektif dan nyaman sehingga bisa meningkatkan prospek perusahaan Saudara.

Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Sudara. Kami yakin jika Saudara memesan produk kami, bisa memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur  PT. Indonesia Kita,

Bagas Priyatna

3. Contoh Surat Niaga Perkenalan Produk

PT. HARAPAN SEMUA
Jl. Sukahati No.90, Cianjur
Telp. 021-8909, Email: [email protected]
Website: harapansemua.go.id

Nomor             : 266/88/I/2020 12 Januari 2020
Hal                   : Perkenalan Produk
Lampiran       : 1 Lembar

Kepada Yth,
PT. Shopee Indonesia
Jl. Gatot Subroto No 223
Jakarta Selatan – 3839

Dengan hormat,

PT. Harapan Semua yaitu sebuah perusahaan yang bergerak dibidang AC. Perusahaan Harapan Semua telah berdiri sejak tahun 2018, dan saat ini sudah memiliki 3 cabang di seluruh wilayah Indonesia.

Begitupun dengan produk-produknya sudah mendapatkan beberapa penghargaan dari luar negeri dan telah memiliki sertifikat yang resmi. PT. Harapan Semua menyediakan berbagai macam jenis AC model terbaru di tahun 2020.

Untuk itu, kami selaku penyaluran dari PT. Harapan Semua akan memperkenalkan barang-barang AC yang tersedia diperusahaan kami. Sehubungan dengan hal tersebut, kami sudah melampirkan jenis AC lengkap dengan harganya.

Demikian surat ini kami sampaikan, jika Bapak/Ibu pimpinan berminat, kami siap untuk melayani dengan baik dan akan menyediakan stok dari setiap produk tersebut. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direrktur PT. Harapan Semua,

Millea Kusumawati Putri

4. Contoh Surat Niaga Pengiriman Barang

PT. PANTANG MUNDUR SIDOMUNCUL
Jalan Sudirman No 234 Perumahan Cipendeuy
Bekasi Timur – 2890, Telp. 022-89033
Email: [email protected]
Website: https://www.pantangmundursidomuncul.go.id

Nomor             : 110/664/V/2020 Bekasi, 29 Februari 2020
Hal                   : Pengiriman Barang
Lampiran         : 1 Lembar

Kepada Yth,
PT. Merajut Asa
Jl. Junjunan No. 223, Jakarta Barat – 2765

Dengan hormat,

Surat yang telah Bapak/Ibu kirimkan dengan nomor surat 1/ASG/II/I/2020 tepatnya tanggal 1 Februari 2020 sudah kami terima dengan kondisi baik.

Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas tanggapan dan pemesanan barang yang perusahaan Saudara lakukan karena tertarik dengan kualitas serta harga yang kami tawarkan.

Berikut ini rincian barang yang kami kirimkan:

  1. 10 Unit AC Merk Panasonic
  2. 15 Unit Komputer Merk Apple
  3. 10 Unit Kulkas kecil
  4. 10 TV LED Merk Sharp
  5. 5 Unit Kompor Gas Merk Miyako

Besar harapan kami agar barang yang kami kirim dapat diproses dan diperiksa secara teliti dan cepat. Kami memberikan waktu sepuluh hari kepada Saudara untuk pengembalian barang jika memang di dalam paket yang kami kirim terdapat barang yang cacat.

Kami harap pelayanan yang kami berikan bisa memuaskan dan untuk kedepannya perusahaan kami bisa menjalin kerjasama.

Demikian surat lampiran pengiriman barang ini kami sampaikan, untuk perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Direktur PT. Pantang Mundur Sidomuncul

Aji Mangun Kusumo

5. Contoh Surat Niaga Permintaan

CV. KITA PASTI BISA
Jalan Kalimurni No. 356 Kuningan Jawa Barat
Telp. (022) 324759 Fax. (022) 324759
Kuningan, 20 Maret 2020

Nomor             : 30/AKD/II/2020
Hal                   : Surat Permintaan
Lampiran         : 1 Berkas

Kepada Yth,
PT.  Abadi Sentosa Milik Bersama
Jl. Cicalengka No. 37283
Jakarta Barat – 8954

Dengan hormat,

Dengan datangnya surat ini, kami meminta penambahan satu driver dan kendaraan mobil untuk Direktur kami Hj. Subagion, M.Ag.

Bahwasanya Direktur kami akan berangkat ke luar kota Jakarta pada tanggal 13 April 2020, pukul 08.00 WIB. Dengan ini kami berharap agar permintaan yang kami tulis di atas bisa datang tepat waktu di lokasi perusahaan kami.

Mengenai biaya akan kami proses transfer setelah pesanan sudah sampai di tempat. Dengan ini kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Wakil Direktur CV. Kita Pasti Bisa

Kiki Firmansyah

6. Contoh Surat Niaga Tagihan

CV. ELEKTRONIKA TERKINI
Jalan Mekarwangi No.221 Jakarta Selatan
Telp. (025)94300, Email: [email protected]

Nomor             : 13/SNT/II/2020 Jakarta, 29 Maret 2020
Hal                   : Surat Tagihan
Lampiran         : 1 Berkas

Kepada Yth,
PT.  Cahaya Terang Milik Bersama
Jl. Cigombong No.232 Komplek C
Jakarta Selatan – 2224

Dengan hormat,

Dengan surat ini, kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwasanya menurut pembukuan kami tertanggal 29 Februari 2020, dengan totalan barang 50 buah sudah dikirim atas nama CV. Terang Milik Bersama yang berlokasi di Jalan Cigombong No.232 Komplek C Jakarta Selatan Kode pos 2224.

Untuk itu, kami mengiformasikan bahwasanya Saudara masih memiliki kewajiban yang belum dibayar sebesar Rp. 40.000.000,00 (Empat puluh juta rupiah) sesuai faktur dengan nomor 13/SNT/II/2020 yang salinannya sudah kami sertakan dalam lampiran surat ini.

Mengingatkan bahwa waktu saat ini telah masuk hitungan satu bulan dari batas waktu yang telah kita sepakati sebelum transaksi, melalui surat ini kami sangat mengharapkan Saudara akan melunasinya sesegera mungkin.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur CV. Elektronika Terkini

Jajang Suparna

7. Contoh Surat Niaga Penawaran Kerjasama

PT. BERSATU MAJU
Jalan Babakan Madang No.90 Bogor
Telp. (021)90098
Email: [email protected]

Nomor             : 40/SPK/II/2020 Bogor, 1 April 2020
Hal                   : Surat Penawaran Kerjasama
Lampiran         : 1 Berkas

Kepada Yth,

PT.  Terus Berkembang
Jalan Cipete No.23 Komplek D
Cirebon – 4900

Dengan hormat,

Kami dari PT. Bersatu Maju bermaksud untuk menawarkan kerjasama dengan PT. Terus Berkembang untuk menjadi distributor produk kami, yang berupa:

  1. Furnitur rumah tangga merk terbaru
  2. Perlengkapan Interior, seperti karpet, tirai dan lain-lain

Kami dari pihak perusahaan akan memberikan kompensasi yang bisa dibicarakan bersama pihak perusahaan Saudara. Jika seandainya Saudara bersedia menjadi distributor resmi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan kami.

Untuk informasi lebih detailnya akan kami berikan jika perusahaan Saudara sudah berminat dengan penawaran kerjasama yang kami berikan.

Demikian surat penawaran kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Sekertaris Direktur PT. Bersatu Maju

Algi Syahputra

8. Contoh Surat Niaga Klaim Kerusakan Barang

TOKO MASA KINI
Jalan Patimura No.12 Bogor Jawa Barat
Telp. 022-93022
Email: [email protected]

Nomor             : 90/SKB/III/2020 Bogor, 20 April 2020
Hal                   : Surat Kerusakan Barang
Lampiran         : 1 Berkas

Kepada Yth,
PT.  Koko Termuda
Jl. Cilengka No.23 Blok D
Bogor  – 9443

Dengan hormat,

Kami menginformasikan bahwasanya barang pesanan dari toko Saudara yang berupa:

  1. 20 Unit Kulkas Merk Sharp
  2. 10 Unit Mesin Cuci Merk Panasonic
  3. 25 Unit TV LED Merk Toshiba
  4. 10 Unit Kipas Angin Merk Cosmos
  5. 8 Unit AC Merk Panasonic
  6. 5 Unit DVD merk Polytron

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Tetapi pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 3 unit TV LED Merk Toshiba yang rusak (alias kacanya pecah) sehingga kami tidak bisa menjual barang tersebut.

Oleh sebab itu, dengan sangat menyesal kami menyatakan bahwa 5 unit TV LED Merk Toshiba yang pecah akan kami kembalikan kepada toko Saudara. Kami mohon Saudara bisa mengirimkan 5 unit TV yang baru dengan merk sama, yaitu Toshiba.

Bersama surat ini kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut sebagai bukti dan supaya bisa lebih mempermudah penyeselesaian persoalan tersebut. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Wakil Direktur Toko Masa Kini

Bambang Sulistiyo


Terimakasih telah membaca artikel Saintif. Semoga bermanfaat ya!

Artikel Terkait