10 Contoh Surat Jalan: Pengertian, Ciri, beserta strukturnya [LENGKAP]

Contoh surat jalan beserta ciri-ciri dan strukturnya berikut bisa kamu jadikan referensi dalam membuat surat jalan yang baik dan benar. Selengkapanya akan dibahas disini.

Dalam kegiatan formal seperti berogranisasi, bekerja bahkan dalam menjadi warga negara yang baik. Kegiatan formal diatas memungkinkan setiap kegiatan harus terdokumentasikan dan memiliki prosedur agar dapat diperiksa ulang dikemudian hari. Sebagaimana adanya surat jalan.

Surat jalan mugkin akan sering ditemui oleh pedagang ritel, karena setiap keluar masuk barang diperlukan bukti, nota dan daftar barang yang diterima maupun dikirimkan. Agar mengenal lebih lanjut berikut ini penjelasan mengenai surat jalan.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan adalah surat yang digunakan sebagai bukti transaksi jual beli, bukti perizinan untuk melintasi wilayah tertentu. surat jalan biasanya disertakan ketika melakukan pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainya.

Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang. Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima puas.

Biasanya surat jalan untuk transaksi jual beli akan dikeluarkan oleh pemilik perusahaan jasa ekspedisi ataupun perusahaan yang mengirim barang. Surat jalan pengiriman barang dibuat dalam rangkap tiga. Tentunya setiap lembar memiliki fungsinya masing-masing, antara lain:

• Lembar pertama sebagai bukti transaksi bahwa barang sudah diserahkan
• Lembar kedua akan diberikan kepada pembeli atau penerima barang
• Lembar yang ke tiga atau yang terakhir berfungsi sebagai arsip bagi perusahaan yang mengeluarkannya

Seperti yang disampaikan diatas surat jalan memiliki banyak sekali fungsi. nah berikut ini penjelasan lengkap mengenai fungsi surat jalan.

Fungsi Surat Jalan

Sebagai dokumen resmi perusahaan

Surat jalan ini digunakan sebagai bukti dan dokumentasi pengiriman barang atau produk perusahaan.

Surat jalan menjadi bukti sah pemegang surat untuk perizinan dan bukti bahwa pihak lain yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman dengan benar.

Sebagai surat keterangan

Informasi yang tertera di dalam surat jalan berfungsi menerangkan sejumlah poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman.

Informasi tersebut akan dijadikan acuan utama dalam pemeriksaan oleh petugas yang berwenang maupun pihak yang menerima.

Sebagai bukti pengiriman yang valid

Surat jalan tidak hanya perlu dibawa ke pihak penerima, tetapi juga harus ditunjukkan kembali kepada pihak pengirim setelah transaksi diselesaikan.

Dengan kata lain, surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman valid yang nantinya akan dimasukkan dalam arsip laporan perusahaan atau pembukuan bagian akuntansi. 

Sebagai bukti kesepakatan

Sebagai bukti adanya kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima. Kesepakatan ini berupa harga barang, keterangan, tujuan pengiriman, dan setiap detail lain yang diperlukan.

Sebagai bukti untuk asuransi

Menjadi bukti untuk pihak asuransi pengiriman barang bahwa barang tersebut memang benar-benar milik si pengirim jika sewaktu-waktu diperlukan untuk melakukan klaim kerusakan dan kehilangan barang.

Ciri-ciri surat jalan

Sebagaimana yang sudah dijelaskan diatas, surat jalan memiliki fungsi sebagai dokumen, bukti dan izin sah tentunya memiliki ciri khusus yang membedakanya  dengan jenis surat yang lain.

Surat jalan biasanya memiliki isi :

• Apa saja nama barang yang dikirim.
• Berapa jumlah barang yang dikirim.
• Keterangan barang lengkap.

Struktur Surat jalan

Dalam surat jalan terdapat struktur seperti:

• Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
• Nomor surat
• Tanggal pengiriman
• Nama serta alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman
• Rincian dari barang atau muatan yang dikirim, biasanya terdiri dari nama barang, kode barang, keterangan jumlah, maupun harga jika dibutuhkan.
• Kop/stempel dari yang bersangkutan, baik pengirim maupun penerima (opsional)
• Perihal perizinan

Contoh Surat Jalan

Untuk memahami lebih lanjut berikut ini beberap contoh surat jalan

1. Surat perjalanan dinas

Saintif

Jln. Sejahtera 27, Semarang Jawa tengah
Telp: 0828765436765
Email: [email protected]

SURAT PERJALANAN DINAS

Nomor: 227/SPD/IV/2021

Dalam rangka mengadakan perjanjian kerja sama dengan PT. Sehat Indonesia yang ada di Bali, maka dengan ini kami memberikan tugas kepada:

Nama : Awan Wahyawan

Jabatan : Manajer Pemasaran Saintif

Alamat : Jalan Tirta Semeru No.23

Untuk dapat melaksanakan perjalanan dinas ke Bali, adapun untuk pelaksanaan tugas tersebut sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

Berangkat :5 Januari 2021

Kembali : 10 Maret 2021

Kendaraan : Pesawat

Akomodasi : Hotel

Semua biaya dalam perjalanan dinas ini, termasuk konsumsi dan akomodasi akan menjadi tanggung jawab dari Saintif  sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Semoga Saudara Awan Wahyawan dapat melaksanakannya. Kami juga memohon kepada semua pihak agar membantu untuk kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.

Semarang, 2 Januari 2021

Direktur Utama PT Budi Leluhur

Bagyo Yuyuwono

2. Contoh Surat Jalan Sederhana

SURAT JALAN

Tanggal: 26 September 2016

Keada Yth,

Toko Karya Sejahtera

Bersamaan dengan surat ini, kami sertakan daftar barang yang tercantum dalam tabel berikut ini.

No.         Nama Barang     Jumlah Keterangan

1.            Pensil   50           Pack

2.            Buku Milimeter Block    50           Pack

Harap untuk diperiksa kembali barang yang telah Anda pesan sebelum menerimanya.

Pengirim                                                                                               Penerima

(Somaludin)                                                                                  (Solamudin)

3. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Berupa Pakaian

SURAT JALAN KIRIM PAKAIAN

Tanggal: 23 Maret 2020

Kepada Yth,

Bapak Antono

Bersamaan dengan surat jalan ini kami kirimkan sejumlah barang berikut ini:

No          Deskripsi Barang               QTY        Keterangan

1.            celana jeans laki-laki       30           warna biru

2.            Sepatu anak-anak            12           warna cokelat

3.            Jilbab perempuan            11           warna merah

4.            Baju batik solo   33           corak putih abu-abu

Mohon untuk dicek dan diterima.

Pengirim                                                Penerima                                                        (Xavier)        (Antono)

4. Surat jalan perizinan pengiriman air

PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER

KECAMATAN TANGGUL

DESA KLATAKAN

Jl. Raya Tanggul – Klatakan Kode Pos 68172

Surat Keterangan Pengantaran

Nomor: 372/887/VIII/2016

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                    : Arif Rahman

Pangkat/Jabatan: Kepala Desa Klatakan

Alamat                   : Jl. Raya Tanggul – Klatakan, RT. 08/ RW. 01 Desa Klatakan, Kecamatan Tanggul, Kabupaten Jember

Menerangkan bahwa:

Nama                            : Andika Mahardika

Jenis Kelamin             : Laki-laki

NIK                               : 11912119072004

Tempat/Tanggal Lahir   : Banyuwangi, 17 Agustus 1982

Pekerjaan                      : sopir truk

Alamat                          : Desa Klatakan RT. 01/RW.01 Kecamatan Tanggul Kabupaten Jember

Keperluan                     : Melengkapi dokumen untuk pengiriman air ke Jl. Raya Salak No. 72 Kecamatan Kaliwates Kabupaten Jember

Keterangan lainnya       : Air yang dimaksud adalah benar-benar air yang diambil dari sumber Utama Air

Berlaku mulai tanggal   : 15 September 2016 s/d 30 September 2016

Demikian surat ini dibuat supaya bisa dipergunakan seperti seharusnya.

Dibuat di                       : Desa Klatakan

Pada tanggal                 : 14 September 2016

Kepala Desa Klatakan

(Arif Rahman)

5. Surat jalan pengambilan barang

SINAR SENJA

Jln. Pelita Harapan, NO. 119, Jakarta Barat

Telepon: (021) 768765476, Faksimile: 76564565

Nomor: 987/PTSFVI/2017

Perihal: Pengantar Pengambilan Barang

Kepada

Manajer Pemasaran

Indah Permai

Jl. Dahlia No. 56, Jakarta Barat

SURAT KETERANGAN PENGAMBILAN BARANG

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami sampaikan bahwa pihak atau perwakilan kami:

Nama : Ahmad Subarjo

Jabatan : Staf Operasional

Demikian kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

6. Contoh surat permohonan alat berat

Surat Permohonan Bantuan Alat Berat

Nomor : 800/2018/06/2019

Lampiran : –

Perihal : Permohonan Bantuan Alat Berat

Jakarta, 25 Maret 2019 

Kepada Yth,

Manajer PT. Sinar Fajar

Di tempat

Dengan hormat,

Bersama ini, kami selaku perwakilan dari PT. Indah Permai, membutuhkan truk container sewaan dari PT. Sinar Fajar untuk memindahkan furniture kami ke kantor cabang di Jln. Piere Tendean, NO. 23, Jakarta Utara.

Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenarnya agar dapat dipertimbangkan demi kebutuhan PT. Indah Permai.

Hormat kami,

Direktur Utama PT. Indah Permai

Laksono Dwi Santoso

7. Contoh surat jalan perizinan

SURAT TUGAS

Nomor : 645/152/Pemdes/VII/2018

Yang bertanda Tangan di bawah ini Kepala Desa Mantan Kecamatan Terindah Kabupaten Berpisah dengan ini menugaskan bahwa :

Nama : Makaryo
Tempat  Tgl Lahir : London, 4-11-1976
Jenis Kelamin : Perempuan
Warga Negara  : Indonesia
Agama : Islam
No KTP : 32.1712.778899.66xxx
Alamat : Kp. Calikur RT 05 RW 01 Desa Mantan Kecamatan Terindah Kab. Berpisah

Untuk kepentingan Pelatihan “Memperkuat diri melihat dia bersama dengan yang lain”.

Demikian Surat Tugas ini kami berikan kepada Yang bersangkutan dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mantan, 14 Juni 2018

Kepala Desa Ganteng

8. Surat Jalan Izin Pindahan

PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER

KECAMATAN TANGGUL

DESA KLATAKAN

Jl. Raya Tanggul – Klatakan Kode Pos 68172

SURAT JALAN

Nomor: 352/SJ/IX/2017

Yang bertanda tangan di bawah ini merupakan Kepala Desa Klatakan Kecamatan Tanggul Kabupaten Jember, menerangkan bahwa:

Nama                            : Darma Mahardika

Jenis Kelamin             : Laki-laki

Umur                            : 35 Tahun

Agama                          : Islam

Pekerjaan                     : Guru

Alamat                          : Desa Klatakan RT. 01/RW.01 Kecamatan Tanggul Kabupaten Jember

Orang tersebut akan mengangkut barang-barang yang disebutkan di bawah ini.

Selanjutnya barang-barang tersebut akan diangkut ke:

Desa                               : Sukorejo

Kecamatan                    : Asembagus

Kabupaten                    : Situbondo

Provinsi                         : Jawa Timur

Demikian surat jalan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya dan harap dijadikan maklum oleh pihak-pihak yang bersangkutan.

Dibuat di                       : Desa Klatakan

Pada tanggal                : 14 September 2017

Mengetahui,

Yang berkepentingan                                                                                Kepala Desa Klatakan

Andrian Wiyatmoko                                                                                    (Arif Rahman)

9. Surat Jalan Pengiriman Barang

SURAT PENGIRIMAN BARANG

12 Januari 2017

Kepada

Yth. CV. Andita Sejahtera

Bagian Purchase

Jl. Wirageni, Lowokwaru, Malang, Jawa Timur

No: 1721/CAS/IV/2017

Order No: PO-073

Dengan hormat,

Mohon diterima barang-barang yang disebutkan di bawah ini.

Yang menerima,                                                                        Yang menyerahkan,

Waliyani                                                                                       Andromega

10. Surat Jalan Perdagangan 

SURAT JALAN

Nomor: C.006/MM/PTRMVI/2018 

KOPI LEMBAH INDONESIA

Jl. Wonogiri, No. 45, Purwokerto, Indonesia

No. Telp: 0281-875636

Kepada Yth.

Direktur PT. Kelapa Muda

Jln. Jenderal Soedirman II, No. 65

Bintaro, Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Dengan surat ini kami mengirimkan barang-barang pesanan dari saudara dengan rincian barang sebagai berikut;

Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima.

Hormat kami,

Sopir Marketing Manajer

Referensi:

• mypurohith.com