Ciri ciri surat dinas antara lain (1) Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga. (2) Adanya nomer surat dan lampiran.(3) Menggunakan bahasa resmi dan selengkapnya dalam artikel ini.
Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi yang bertujuan untuk keperluan dinas.
Mungkin sebagian dari kita merasa bahwa surat dinas terdengar asing atau jarang kita temui. Namun sebenarnya, surat dinas sudahlah pernah kita dapatkan semasa sekolah. Surat dinas tersebut berupa undangan untuk orang tua dalam menghadiri acara sekolah seperti penerimaan rapor dan acara lainnya.
Pada dasarnya, surat dinas merupakan surat yang umum seperti pada surat lainnya. Hanya saja, pada surat dinas terdapat ciri ciri dan format yang khusus. Untuk lebih jelasnya mari kita simak lebih lanjut mengenai surat dinas.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi yang bertujuan untuk keperluan dinas.
Surat dinas biasanya berisikan kepentingan sebuah lembaga yang bersifat resmi dan umum. Biasanya, surat dinas ditujukan kepada individu maupun instansi untuk menghadiri keperluan dinas dari instansi atau lembaga swasta.
Karena surat dinas dikirimkan oleh satu lembaga ke lembaga lain, atau kepada seseorang dengan jabatan yang penting. Surat dinas haruslah menggunakan bahasa yang baku dan bersifat resmi.
Fungsi Surat Dinas
Pada umumnya, surat dinas digunakan untuk keperluan dinas sebuah instansi. Namun secara fungsional, surat dinas memiliki fungsi sebagai berikut :
- Berfungsi untuk acuan pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin dan surat pengambilan keputusan.
- Digunakan sebagai memo atau alat pengingat.
- Sebagai alat bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
- Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Ciri Ciri Surat Dinas
Seperti yang telah kita ketahui, ciri ciri surat dinas sangatlah berbeda dengan jenis surat lainnya. Pada surat dinas, terdapat berbagai hal seperti berikut :
- Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
- Adanya nomer surat dan lampiran.
- Terdapat salam pembuka maupun salam penutup.
- Menggunakan bahasa resmi.
- Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.
Struktur Surat Dinas
Sebelum kita lanjut ke contoh surat dinas, kita perlu memahami apa saja bagian-bagian yang ada di dalam surat dinas.
Pada dasarnya, surat dinas terdiri dari beberapa bagian, bagian-bagian tersebut adalah :
Kepala Surat
Bagian ini merupakan bagian yang berada paling atas di awal surat. Biasanya bagian kepala surat menunjukkan identitas pembuat surat.
Contohnya adalah :
SMA Bakti Mulya Jakarta
Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta
No. Telp. (021) 60507256
Tempat dan Tanggal Surat
Sebagai surat yang tergolong resmi, surat dinas haruslah memiliki tanggal pembuatan yang valid. Hal ini dimaksudkan agar surat dinas dapat dijadikan sebagai alat bukti atau sebuah rekapan. Biasanya tanggal surat pada surat dinas berada di samping kanan atas bagian awal surat.
Contoh :
Kudus, 20 April 2019
Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
Pada sebuah surat resmi, pastinya akan tertera nomor, lampiran beserta perihal surat. Bagian ini biasanya terdapat tepat di bawah kepala surat. Contohnya adalah :
No : 159/SMA Bakti Mulya Jakarta /2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Alamat atau Tujuan Surat
Tentu saja, sebuah surat yang dikirimkan kepada seseorang atau sebuah instansi haruslah memiliki alamat tujuan yang jelas. Hal ini dimaksudkan agar surat tersebut tidak jatuh kepada penerima yang salah. Contoh dari alamat surat adalah :
Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XI , XII, XII SMA Bakti Mulya
Jakarta
Salam Pembuka
Setiap jenis surat haruslah memiliki salam pembuka di dalamnya, begitu pula dengan surat dinas. Salam pembuka dalam surat dinas dapat berupa :
Assalamualaikum wr.wb.
Dengan hormat,
Isi Surat
Setiap surat dinas pastinya memiliki isi dan maksud tertentu. Bagian yang menjelaskan hal tersebut termasuk dalam bagian isi surat. Contoh dari bagian isi surat adalah :
Dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional kepada para siswa dan siswi SMA Bakti Mulya Jakarta, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba cerdas cermat antar sekolah.
Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 14 Mei 2019
Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Lomba cerdas cermat
Penutup
Setelah mengutarakan isi surat, alangkah baiknya surat juga diakhiri dengan sebuah penutup surat. Biasanya penutup surat diawali dengan kata Demikian, Cukup sekian, Terima Kasih dll.
Contohnya adalah :
Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Nama Pengirim
Meskipun, di awal surat sudah tertera identitas instansi pengirim surat. Surat dinas juga haruslah menyertakan nama pengirim surat tersebut. Biasanya nama pengirim terdapat di bagian bawah surat. Contohnya adalah :
Kepala Sekolah,
Doni Sudarmaji, MPd
Contoh Surat Dinas
Berikut merupakan contoh surat dinas agar kalian dapat memahami lebih dalam mengenai surat dinas.
Surat Dinas Kantor
Contoh Surat Dinas Kepanitiaan
Surat Dinas Pelaksanaan Sidang
Contoh Surat Dinas Pendidikan
Demikian pembahasan mengenai ciri-ciri surat dinas beserta contohnya. Semoga dapat bermanfaat bagi kalian.
Sumber:
- gurupendidikan.co.id
- dosenpendidikan.co.id