Surat Dinas: Pengertian, Ciri-ciri dan Contohnya [LENGKAP]

ciri-ciri surat dinas
ilustrasi oleh dribbbble.com

Ciri ciri surat dinas antara lain (1) Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga. (2) Adanya nomer surat dan lampiran.(3) Menggunakan bahasa resmi dan selengkapnya dalam artikel ini.

Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi yang bertujuan untuk keperluan dinas.


Mungkin sebagian dari kita merasa bahwa surat dinas terdengar asing atau jarang kita temui. Namun sebenarnya, surat dinas sudahlah pernah kita dapatkan semasa sekolah. Surat dinas tersebut berupa undangan untuk orang tua dalam menghadiri acara sekolah seperti penerimaan rapor dan acara lainnya.

Pada dasarnya, surat dinas merupakan surat yang umum seperti pada surat lainnya. Hanya saja, pada surat dinas terdapat ciri ciri dan format yang khusus. Untuk lebih jelasnya mari kita simak lebih lanjut mengenai surat dinas.

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi yang bertujuan untuk keperluan dinas.

Surat dinas biasanya berisikan kepentingan sebuah lembaga yang bersifat resmi dan umum. Biasanya, surat dinas ditujukan kepada individu maupun instansi untuk menghadiri keperluan dinas dari instansi atau lembaga swasta.

Karena surat dinas dikirimkan oleh satu lembaga ke lembaga lain, atau kepada seseorang dengan jabatan yang penting. Surat dinas haruslah menggunakan bahasa yang baku dan bersifat resmi.

Fungsi Surat Dinas

Pada umumnya, surat dinas digunakan untuk keperluan dinas sebuah instansi. Namun secara fungsional, surat dinas memiliki fungsi sebagai berikut :

  • Berfungsi untuk acuan pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin dan surat pengambilan keputusan.
  • Digunakan sebagai memo atau alat pengingat.
  • Sebagai alat bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
  • Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Baca juga:  Polinomial: Pengertian, Bentuk Penyelesaian, Contoh Soal dan Pembahasan

Ciri Ciri Surat Dinas

Seperti yang telah kita ketahui, ciri ciri surat dinas sangatlah berbeda dengan jenis surat lainnya. Pada surat dinas, terdapat berbagai hal seperti berikut :

  1. Terdapat kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
  2. Adanya nomer surat dan lampiran.
  3. Terdapat salam pembuka maupun salam penutup.
  4. Menggunakan bahasa resmi.
  5. Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.

Struktur Surat Dinas

ciri surat dinas

Sebelum kita lanjut ke contoh surat dinas, kita perlu memahami apa saja bagian-bagian yang ada di dalam surat dinas.

Pada dasarnya, surat dinas terdiri dari beberapa bagian, bagian-bagian tersebut adalah :

Kepala Surat

Bagian ini merupakan bagian yang berada paling atas di awal surat. Biasanya bagian kepala surat menunjukkan identitas pembuat surat.

Contohnya adalah :

SMA Bakti Mulya Jakarta
Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta
No. Telp. (021) 60507256

Tempat dan Tanggal Surat

Sebagai surat yang tergolong resmi, surat dinas haruslah memiliki tanggal pembuatan yang valid. Hal ini dimaksudkan agar surat dinas dapat dijadikan sebagai alat bukti atau sebuah rekapan. Biasanya tanggal surat pada surat dinas berada di samping kanan atas bagian awal surat.

Contoh :

Kudus, 20 April 2019

Nomor, Lampiran dan Perihal Surat

Pada sebuah surat resmi, pastinya akan tertera nomor, lampiran beserta perihal surat. Bagian ini biasanya terdapat tepat di bawah kepala surat. Contohnya adalah :

No : 159/SMA Bakti Mulya Jakarta /2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan

Alamat atau Tujuan Surat

Tentu saja, sebuah surat yang dikirimkan kepada seseorang atau sebuah instansi haruslah memiliki alamat tujuan yang jelas. Hal ini dimaksudkan agar surat tersebut tidak jatuh kepada penerima yang salah. Contoh dari alamat surat adalah :

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XI , XII, XII SMA Bakti Mulya
Jakarta

Baca juga:  10+ Contoh Penulisan Daftar Pustaka Berbagai Sumber Lengkap

Salam Pembuka

Setiap jenis surat haruslah memiliki salam pembuka di dalamnya, begitu pula dengan surat dinas. Salam pembuka dalam surat dinas dapat berupa :

Assalamualaikum wr.wb.

Dengan hormat,

Isi Surat

Setiap surat dinas pastinya memiliki isi dan maksud tertentu. Bagian yang menjelaskan hal tersebut termasuk dalam bagian isi surat. Contoh dari bagian isi surat adalah :

Dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional kepada para siswa dan siswi SMA Bakti Mulya Jakarta, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba cerdas cermat antar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 14 Mei 2019
Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Lomba cerdas cermat

Penutup

Setelah mengutarakan isi surat, alangkah baiknya surat juga diakhiri dengan sebuah penutup surat. Biasanya penutup surat diawali dengan kata Demikian, Cukup sekian, Terima Kasih dll.

Contohnya adalah :

Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Nama Pengirim

Meskipun, di awal surat sudah tertera identitas instansi pengirim surat. Surat dinas juga haruslah menyertakan nama pengirim surat tersebut. Biasanya nama pengirim terdapat di bagian bawah surat. Contohnya adalah :

Kepala Sekolah,

Doni Sudarmaji, MPd

Contoh Surat Dinas

Berikut merupakan contoh surat dinas agar kalian dapat memahami lebih dalam mengenai surat dinas.

Surat Dinas Kantor

Ciri ciri surat dinas kantor

Contoh Surat Dinas Kepanitiaan

Ciri ciri surat dinas kepanitiaan

Surat Dinas Pelaksanaan Sidang

surat dinas pelaksanaan sidang

Contoh Surat Dinas Pendidikan

pendidikan

Demikian pembahasan mengenai ciri-ciri surat dinas beserta contohnya. Semoga dapat bermanfaat bagi kalian.

Sumber:

  • gurupendidikan.co.id
  • dosenpendidikan.co.id
Menyukai hal berbau sains dan teknologi. Menyelesaikan studi fisika material di Universitas Diponegoro.

Be the first to comment

Leave a Reply